È diventato fondamentale per ogni azienda condividere file e permettere a diversi collaboratori di accedervi per consultarli o modificarli, Google lo ha capito da tempo e ha messo a disposizione dei suoi iscritti il servizio Google Drive. Con i prossimi post faremo un piccolo percorso per vedere insieme cos’è e come poter usare le tante proprietà di Google Drive.
Cos’è Google Drive?
Google Drive è “un luogo” sul web dove poter salvare i tuoi file ai quali poter accedere in maniera sicura da qualsiasi device e si basa sulla tecnologia cloud.
I file che riponi in Google Drive possono essere creati con software installati sul proprio computer o possono essere creati attraverso i software online della piattaforma.
Il servizio è accessibile sia da desktop che attraverso un’app: per accedere ai tuoi file ti basterà avere la tua email Gmail (con cui ti colleghi ed entri in tutti i servizi Google) e ovviamente la tua password.
Perché scegliere Google Drive?
Google Drive presenta in versione free delle funzioni di base:
- la creazione di documenti (che corrisponde al più conosciuto Word)
- la creazione di fogli di lavoro (che corrisponde a Excel)
- la creazione di presentazioni (che corrisponde a Power Point)
- la creazione di disegni (simile a Paint)
- la creazione di moduli compilabili da più utenti.
I motivi per cui quindi scegliere o cominciare a usare (il più in fretta possibile!) Google Drive a mio avviso sono essenzialmente tre:
- la possibilità di condividere le cartelle e/o i file creati con una o più persone (fino a creare file pubblici accessibili a chiunque abbia il link) col fine di collaborare, co-creare, per verificare anche la cronologia delle revisioni individuando chi ha modificato il documento e quando. L’accesso ai file avviene in real time, ciò significa che più persone possono accedere allo stesso file e, secondo le autorizzazioni che hanno ricevuto da chi ha creato il file, possono contemporaneamente leggere o modificare lo stesso documento.
- Google Drive nella versione basic (e non for Business) è un servizio gratuito accessibile a tutti. Unico limite è lo spazio disponibile, fino a 15 GB è gratuito, poi si paga una cifra che, ad oggi, è di circa 5$ al mese per uno spazio fino a 100 GB e 9.90$ per 200 GB.
- Hai tutto questo senza dover installare nulla! Tutto è sul cloud condiviso e online, non si dovrà installare nessun software o aggiornamento. Puoi accedere ai tuoi file da tablet, smartphone, PC, Mac senza preoccuparti di versioni più o meno aggiornate o senza doverti portare dietro hard disk o PC portatili.
Come creare un account Google Drive?
È bene specificare che gli esempi che ti porterò in questi post corrispondono all’utilizzo di account privati. Google Drive infatti ha creato soluzioni per le scuole (Google Apps for Education) e per il business (Google Apps for Work) utile alle aziende più strutturate, ma ne parleremo in futuro.
Se hai già un account Gmail (se hai uno smartphone con sistema Android, ad esempio, ti sei dovuto iscrivere creando un’email Gmail apposita) ti basterà usare le tue credenziali.
Se non hai ancora un account Gmail compila il form di registrazione (ti consiglio di compilare tutto compreso il cellulare che serve a Google per aggiornarti su eventuali tentativi di frode e per farti recuperare i dati di accesso in caso di perdita).
Una volta creato l’account entrerai in una schermata come quella che ti riposto qui sotto. Cliccando sul simbolo di menu (nel cerchio blu all’interno dell’immagine qui sotto), si aprirà un menù che mostra tutte le icone dei servizi Google ai quali puoi accedere. Cliccando l’icona di Google Drive (nel cerhio verde all’interno dell’immagine qui sotto) entrerai nel pannello di gestione che vedremo nello specifico nel prossimo post.
Buone condivisioni!
