Un foglio di calcolo è un foglio elettronico, cioè un programma di produttività personale: si tratta, in altri termini, di un software che dà la possibilità a chi lo utilizza di elaborare dati, di eseguire calcoli e di realizzare delle rappresentazioni grafiche basandosi su un principio tanto semplice quanto efficace, un foglio di lavoro che ha le caratteristiche di una tabella al cui interno possono essere inseriti i numeri, i dati e le formule del caso.
La base di ogni foglio di calcolo è rappresentata dalle celle, che sono identificate da una lettera (identificativo della colonna) e da un numero (identificativo della riga) per risultare riconoscibili. In effetti, ciascuna cella viene individuata da una coordinata grazie alla quale si può capire in che posizione si trova.
In un foglio di calcolo (“spreadsheet” in inglese) per tutte le celle è possibile impostare una formattazione differente, relativa al colore dello sfondo, alle dimensioni e al colore del carattere, alla presenza di ombreggiature e sottolineature, e così via. All’interno di una cella può essere presente un testo, un valore numerico o una funzione basandosi sulle formule di altre celle.
Tra i software più comuni per i fogli di calcolo ci sono sicuramente Microsoft Excel e OpenOffice Calc: il primo fa parte della suite Microsoft Office, mentre il secondo è compreso in Apache OpenOffice. Anche Google a partire dal 2006 ha permesso di produrre fogli elettronici attraverso Google Docs, servizio web gratuito e a disposizione di tutti, mentre LibreOffice include LibreOffice Calc, foglio elettronico libero disponibile con licenza LGPL che è nato da un fork di OpenOffice.org Calc nel 2010: lo si può usare su Solaris, su FreeBSD, su GNU/Linux, su Microsoft Windows e su altre piattaforme.
Entrando più nel dettaglio dei fogli di calcolo, si può prendere in esame Microsoft Excel, che – come è detto – è il più diffuso. In questo programma i dati vengono inseriti in cartelle di lavoro che sono suddivise in più fogli elettronici. Risulta molto importante imparare a padroneggiare le formule, che sono equazioni che effettuano calcoli relativi ai valori presenti nelle celle. La comodità delle formule è evidenziata dal fatto che, nel momento in cui modificheremo uno o più valori del foglio, non servirà procedere di nuovo all’esecuzione dei calcoli, ma troveremo i valori aggiornati in automatico secondo le formule indicate.
Con Microsoft Excel si possono usare e creare anche grafici e diagrammi, grazie ai quali i dati possono essere interpretati, con una valutazione delle loro tendenze e del loro andamento. Il grafico a barre, l’istogramma, il grafico a torta e il grafico a linee sono solo alcuni degli esempi a cui si può far riferimento: la scelta dell’uno o dell’altro va considerata in base alle esigenze da soddisfare. Per esempio, per verificare la distribuzione di un valore può essere utile l’istogramma, mentre per una distribuzione percentuale non c’è niente di più indicato di un grafico a torta.
Per creare un grafico e personalizzarlo, non bisogna fare altro che selezionare i dati da cui si desidera partire, per poi cliccare sulla barra degli strumenti sulla voce Creazione guidata Grafico. Per mantenere la formattazione personalizzata si deseleziona la casella di controllo che impone la formattazione predefinita. Tra le proprietà dei grafici, si segnala Etichette dati, grazie alla quale il grafico può essere etichettato con l’intestazione di riga e di colonna; con Legenda si dà vita alla legenda collocandola nella posizione che si preferisce.
