PMI: ufficio di comunicazione interno o agenzia?

Dopo il post sullo stile comunicativo ho ricevuto un commento da Nicola Zarri, esperto in comunicazione.
“Tutti gli aspetti a mio parere dovrebbero essere gestiti da una agenzia perché credo sia quasi impossibile che internamente un’azienda abbia tutte le figure professionali in grado di sviluppare un piano di social marketing ben sviluppato.”

Ho deciso così di posticipare alla prossima settimana il post sul personal branding e di prendere spunto da ciò che mi ha scritto Nicola per aprire una parentesi su un argomento che, data la sua valenza strategica, è motivo di molte discussioni all’interno delle PMI: è meglio un ufficio comunicazione interno o un’agenzia esterna? Prima che pensi che la mia riflessione sia “di parte” voglio che tu sappia che ho potuto sperimentare concretamente entrambe le situazioni e, in entrambe, esistono veramente lati positivi e negativi. Vediamoli insieme facendo scorrere alcuni dei principali fattori che servono alla tua decisione.

Fattore economico

Spesso si pensa che chiamare un’agenzia sia molto costoso, ma dipende da cosa si deve fare. Considera che l’agenzia è pagata “a chiamata” e non è un costo in momenti in cui non serve. Oggi in effetti esistono diverse possibilità, anche quella che offrono alcune agenzie che prevedono un canone mensile, più flessibile e meno oneroso di un dipendente.

Ora considera di sommare tutti i lavori che dovresti fare eseguire all’agenzia: brochure, loghi, cataloghi, strategia di comunicazione, social media strategy, web marketing, ecc. Ovvio che un dipendente con un costo continuativo e mensile forfettizzato rappresenterebbe un’uscita economica minore, non credi? Pensa bene quindi: qual è il carico di lavoro mensile della tua attività di comunicazione?

Rapporti e dinamiche interne aziendali

Un’agenzia quando entra in un’azienda deve fare un doppio lavoro: presentarsi e capire la realtà che ha di fronte. Non è semplice, spesso i veri rapporti che rivelano chi ha i poteri decisionali si scoprono dopo tempo e fiducia che cresce reciprocamente. Diciamo che in questa fase avere un buon account è la strategia migliore.

Il dipendente conosce le dinamiche, ma spesso è proprio questa la causa di frustrazioni che limitano le decisioni creative perché sai che “colui che decide non lo approverebbe mai”. Scatta allora un pericoloso tarlo proprio di chi produce e progetta cercando di compiacere qualcuno. Perché è un tarlo? Perchè se non percepisci la gravità di questa direzione che hai intrapreso, ben presto la tua creatività sarà azzerata e diventerai un semplice esecutore.

Specialisti o factotum?

Lavorare internamente per una sola azienda permette di conoscerne la storia, i gusti, le decisioni, di coordinare in modo coerente l’immagine e di specializzarsi sulla comunicazione di quel particolare settore. Contemporaneamente il rischio è di appiattire l’istinto e uniformarsi nel tempo a linee e tendenze.

L’agenzia è quotidianamente a contatto con differenti realtà ed è composta in genere da più persone rispetto a un ufficio interno aziendale. L’agenzia ha sicuramente più stimoli e spesso sforna idee che per le aziende sono a dir poco inimmaginabili.

Il tempo è veramente denaro!

L’essere all’interno di un’azienda, l’esserci sempre, purtroppo crea una conseguenza pericolosa: quella di sottintendere che sei a disposizione e puoi fare correzioni in ogni momento della giornata, allungando tempi decisionali e slittando scadenze. Tutto questo perché non c’è una pressione esterna legata a contratti o pagamenti da onorare. Le uniche dead line che in genere vengono rispettate sono quelle legate a fiere o eventi che, per causa maggiore, sono improrogabili.

Al contrario, l’agenzia impone tempi e pagamenti precisi e a volte è proprio con questa esca che riesce a dare tempi e metodo al progetto.

Più siamo meglio è?

Così come sottolineava Nicola, una singola persona o un piccolo ufficio non avrà mai la valenza strategico-creativa di un team, soprattutto se si parla di creatività e comunicazione. Certo, ma spesso, questa iper-creatività diventa pericolosamente distante dall’azienda anche per questioni di tipo pratico/economico e così arriva a proporre idee e progetti costosi o talmente lontani dalle realtà aziendali che vengono (ovviamente) rifiutati. Ricordo il progetto di una scatola portacampioni: l’agenzia ha proposto un meraviglioso progetto di alta cartotecnica che però risultava avere un costo a cliente veramente esorbitante. Il problema, in questo caso è stato quello di farsi prendere dall’istinto creativo tralasciando la realtà aziendale con cui si aveva a che fare.

Qual è secondo me la risposta corretta?

Ho fatto un breve excursus e ci sono sicuramente molti altri fattori che determinano una scelta così fondamentale. Direi che la mia proposta prevede una sorta di via di mezzo: la possibilità di collaborare con un’agenzia esterna ma attraverso un referente interno all’azienda specializzato in comunicazione (sarebbe ideale un Responsabile Comunicazione). Questa soluzione porterebbe giovamento all’azienda che potrebbe così contare su un team di esperti con competenze più ampie rispetto al singolo. Per l’agenzia invece, sarebbe l’ideale perché avrebbe un riferimento che, in ottica di collaborazione e miglioramento continuo, aiuterebbe a far percepire l’importanza strategico-comunicativa di alcuni strumenti. Avere quindi un dipendente preparato che sappia coordinare in modo fluido contatti interni e risorse esterne a mio avviso è veramente una grande risorsa.

Infine: Fattore economico di tipo B (il drastico)

Sei in un momento di crisi “non posso chiedere a un’agenzia e non voglio prendere un dipendente”? Tra “non avere denaro e pensare male” e “non avere denaro ed essere fiduciosi sul futuro” scegli la seconda: concretamente non cambia nulla, ma credimi, la qualità di vita ne risentirà in modo esponenziale (e poi vedrai che i cambiamenti arriveranno).

Inizia la rivoluzione da te, dalla tua testa, dal tuo modo di pensare. Dai valore a ciò che hai. C’è qualche dipendente che può essere orientato a diventare quella figura di congiunzione tra interno e esterno? Sì? Allora inizia con piccoli investimenti nella formazione: convegni, workshop. Inizia a farlo lavorare in questa direzione. Quando sarà una risorsa autonoma avrà modo, con piccole iniziative, di cominciare a supportare la tua azienda. Da qui a contattare un’agenzia di supporto, il passo sarà breve. Hai un’azienda piccola piccola? Allora fallo tu!

Non essere poco professionale e non pensare di poter sostituire la preparazione di un team creativo. Ognuno ha una sua professionalità e competenza. Si tratta di mettere in circolo in modo intelligenze la propria conoscenza e professionalità per avere risultati concreti e per sbloccare una situazione di stallo e crisi che a volte è causata dalle stesse aziende.

E tu, che ne pensi? Qual è la tua esperienza: agenzia o ufficio interno?
Buona scelta, purché sempre fatta con spirito positivo!
Rosa