Siamo invasi dalle email di colleghi, amici, parenti e aziende in cerca di visibilità ai nostri occhi. Qualunque sia il contenuto della comunicazione, rappresentano un metodo di contatto diffusissimo, che ci pone davanti a problematiche non trascurabili, riguardanti la gestione e la sicurezza delle email.
Come mittenti, dobbiamo sempre accertarci di poter inviare le email a qualsiasi destinatario, evitando che il nostro indirizzo finisca in blacklist ed sia targato come spam. Allo stesso modo, in qualità di destinatari, dobbiamo difenderci dallo spam e dalle infezioni virali in modo proattivo e dobbiamo prenderci cura del nostro archivio email, ricorrendo ad azioni mirate di backup.
Viene da sé che per gestire al meglio la posta elettronica è importante rivolgersi a un provider che fornisca servizi email professionali, capaci di garantire un corretto funzionamento del servizio e al contempo una protezione completa del mezzo di comunicazione. Se proprio siamo indecisi su cosa dobbiamo cercare quando ci affidiamo a un provider per la gestione della nostra posta elettronica, possiamo iniziare a valutare l’offerta proposta, partendo da alcune caratteristiche fondamentali.
In primis, valutiamo l’opportunità che nell’offerta di email hosting vi sia un sistema antispam e antivirus a disposizione delle caselle di posta elettronica ospitate. Verifichiamo che entrambe le protezioni siano già configurate per una protezione standard, ma che allo stesso tempo possano essere personalizzate per garantire livelli di sicurezza più adatti alle nostre esigenze. Esigiamo anche che il provider ci offra l’opportunità di attivare le White list e le Black list per definire i filtri da applicare alle comunicazioni che riceviamo, sulla base del mittente.
Se il servizio è dotato di Webmail, assicuriamoci che l’accesso via browser sia criptato tramite protocollo SSL: non dovrebbe essercene necessità in quanto tutti i provider sono allineati a questo standard, ma esserne sicuri al 100 percento è sempre un bene.
Sicurezza email con alcuni optional interessanti
Chiediamo l’opportunità al nostro provider di configurare per noi i record SPF e DKIM per l’autenticazione del mittente. Senza perderci in dettagli tecnici, i record citati (che i provider ben conoscono) ci permettono di garantire al destinatario la sicurezza della provenienza delle missive elettroniche che inviamo, evitando così che le nostre comunicazioni possano essere erroneamente targate come spam e quindi non recapitate.
Sarebbe positivo poter godere di una procedura automatizzata di backup avanzato per mettere al sicuro le email ricevute e ancora presenti sul server. Questa caratteristica è difficilmente offerta nei servizi di base di email hosting, ma può essere attivata a pagamento, prestando attenzione all’eventuale esborso richiesto dal provider per le attività di ripristino dati per ogni account.
Infine, non precludiamoci l’opportunità di avere a disposizione un mail server secondario attivo. Poco conosciuto ai più, il mail server secondario è un servizio aggiuntivo di non poco conto che garantisce la continuità di ricezione e l’affidabilità del servizio email. In pratica, il mail server secondario verifica che il server deputato alla ricezione della posta sia funzionante: in caso contrario entra immediatamente in funzione, garantendo la raccolta delle email in entrata e la loro gestione fino al corretto funzionamento del server principale. Quando il server principale torna a operare correttamente, il server secondario si occuperà di sincronizzare la posta ricevuta in automatico, garantendo che nessuna missiva elettronica vada persa.
Le email sono dunque un mezzo di comunicazione importantissimo e da qui si comprende bene che ogni caratteristica deputata al miglioramento della sicurezza del servizio deve essere considerata in modo positivo nella scelta del nostro provider.
