La mail è ormai da tempo il metodo principale la comunicazione fra aziende. E lo è da molto prima dell’invenzione della PEC. Mi piacerebbe poter dire l’unico metodo ma ci sono ancora, a quanto vedo, troppe comunicazioni effettuate via fax (uno strumento che, sinceramente, ho sempre fatto fatica a comprendere…). Offerte, Fatture e richieste di ogni genere vengono ormai gestite attraverso la posta elettronica.
E’ necessario quindi che ogni azienda sia al corrente di alcuni dettagli legislativi sull’utilizzo della mail aziendale soprattutto per quanto riguarda alcuni aspetti relativi alla Privacy.
Il Garante della Privacy ha emanato alcune Linee guida relative che regolano l’utilizzo della mail aziendale, che è bene seguire per evitare spiacevoli inconvenienti con i propri dipendenti. Vediamole:
La posta elettronica aziendale è giuridicamente comparata alla posta elettronica ordinaria ma, per sua natura, è spesso condivisa fra più persone non rientrando quindi pienamente nei canoni soliti delle norma sulla Privacy. Ci sono pertanto alcune regole che il lavoratore ed il datore di lavoro devono rispettare per una migliore “convivenza”.
Ad esempio, il datore di lavoro deve mettere a disposizione dell’utente alcune funzionalità base come il risponditore automatico per garantire, in caso di assenza del dipendente per ferie, malattia o periodo di lavoro fuori sede, la possibilità di contattare un altro membro dello staff per tutte le comunicazioni.
Il dipendente deve essere preventivamente avvisato nel caso di mantenimento dello storico delle comunicazioni mail al fine di evitare spiacevoli inconvenienti in merito alla preservazione della Privacy sui messaggi.
L’utente, dal canto suo, non può utilizzare la posta aziendale per motivi personali in nessun caso.
Ecco alcuni passi che consigliamo di introdurre nel regolamento aziendale interno al fine di evitare ogni tipo di problema e per garantire il massimo della trasparenza:
- Non è consentito inviare o memorizzare messaggi (interni ed esterni) di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica, o che costituiscano comunque condotta illecita;
- Non è consentito l’utilizzo dell’indirizzo di posta elettronica aziendale per la partecipazione a dibattiti, forum, newsletter o mailing list, non attinenti l’attività lavorativa.
- In caso di assenza programmata il Responsabile del settore cui appartiene l’utente, provvederà a dare comunicazione al Responsabile/Titolare affinché avvenga il reindirizzamento ad email di altro collega o superiore appartenente al medesimo settore.
