Per gestire un negozio l’organizzazione è fondamentale: magazzino e approvvigionamento, gestione dei fornitori, rapporto con i clienti, impostazione dello spazio lavorativo. Tutti questi elementi devono essere concepiti insieme ed al massimo delle proprie possibilità per poter mandare avanti l’attività in maniera efficiente.
Con l’avvento dell’ecommerce anche molti negozi tradizionali hanno scelto di aprire un proprio ecommerce per ampliare il più possibile la propria platea di clienti. Può succedere però che la gestione delle vendite online comporti attività che precedentemente non erano svolte e che quindi non sono eseguite al meglio.
Quello che in particolare è maggiormente critico è la gestione delle spedizioni: magazzino, imballaggio e invio tramite corriere. Possono sembrare attività semplici che tuttavia, se svolte in modo non ottimale, possono compromettere la puntualità nelle consegne ai clienti.
Come è possibile migliorare l’efficienza del proprio store online? Innanzitutto è indispensabile identificare tutti quei processi che comportano rallentamenti ovvero tutte quelle attività che procedono ad un ritmo inferiore rispetto alle altre. Il modo più facile per farlo è concentrarsi sugli accumuli di ordini in un determinato settore.
Ovviamente non è obbligatorio trovare nella propria azienda rallentamenti così vistosi. Se non ce ne sono, è una buona idea concentrarsi sulle modalità con cui gli ordini vengono elaborati per rilevare possibili incongruenze.
Una volta identificati tutti i rallentamenti è fondamentale ordinarli assegnando le priorità in base all’importo speso oppure al tempo perso. La risoluzione delle problematiche maggiori spesso comporta anche quella di altre problematiche minori inserite nella lista di priorità.
Bisogna fare attenzione però: se si risolve un rallentamento in un settore si potrebbe mettere in crisi il settore successivo! Se ad esempio si riducono i tempi di passaggio dei prodotti in un settore, il settore successivo (che in precedenza aveva dei vuoti di lavoro) potrebbe ritrovarsi con accumuli di prodotti che non riesce a gestire.
Per riuscire ad eliminare una criticità nei processi di logistica e spedizione dell’ecommerce bisogna porsi poi alcuni quesiti:
- quali azioni non sono strettamente necessarie e quindi eliminabili?
- è possibile completare alcune parti di un’azione in un secondo momento?
- è possibile svolgere alcune parti di un’azione in un momento precedente?
- è possibile accorpare azioni separate?
- l’azione è svolta al meglio e quindi il più velocemente possibile?
- risorse ulteriori permetterebbero di velocizzare il processo?
Da queste domande derivano alcuni passi da compiere.
Eliminare un passaggio è forse la soluzione meno praticata, specialmente se l’azienda opera già da molto tempo.
Spostare parti di processo in modo da raggrupparle e quindi migliorare l’efficienza può essere un’ottima idea ma è indispensabile ragionare molto sulla nuova organizzazione per evitare di generare ulteriori rallentamenti.
Anche se tutti le parti del processo sembrano svolte al meglio a volte un nuovo punto di vista (ad esempio quello di un apprendista appena assunto) permette di trovare aspetti da migliorare.
Se infine un’azione è svolta al meglio ma non è possibile gestire tutti gli ordini quando necessario allora può essere giunto il momento di investire risorse in nuovi macchinari oppure in nuove assunzioni.
Dopo aver operato le proprie migliorie è indispensabile valutare ciò che è stato fatto. Risulta necessario perciò definire l’unità di misura (il tempo necessario a completare il processo oppure il numero di ordini evasi in una giornata) che permetterà di confrontare le prestazioni del processo originale e di quello modificato.
Durante la valutazione bisogna essere però onesti: se una modifica non ha portato i risultati sperati allora è meglio tornare indietro e testare altre soluzioni per migliorare!
